ithome 專訪--談公司產品列印管理系統

列印跟隨全文可參考http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=41051
以下是微程式與優美公司合作的成功案例相關報導
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http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=41051

列印跟隨」結合安全與便利
文/許雅婷 (記者) 2006-12-15


使用者下達列印指令後,文件便會傳到列印伺服器上,然後使用者可至任何一臺列印設備,經過身分辨識後(如透過密碼、指紋辨識、員工卡等)將保留在伺服器上的文件輸出。


資料安全漸受重視,以及行動辦公室風潮的驅動下,列印設備也走上「隨處印」,讓使用者不用在電腦上安裝數個列印驅動程式,而僅要按下列印後,就可在任何一臺設備輸出。

目前包括惠普(HP)、富士全錄(Fuji Xerox)都已能提供列印跟隨的方案,國內廠商UB優美也在去年推出,佳能(Canon)、利盟(Lexmark)則在今年著手開發和引進。

各家開發的列印跟隨方案雖不盡相同,但基本架構大致一樣。使用者不用設定某一特定的IP位址,當列印指令下達後,列印文件便會傳到列印伺服器上,然後使用者可至任何一臺列印設備,經過身分辨識後將保留在伺服器上的文件輸出。身份辨識的方式則有許多種,比如透過員工卡(內有RFID晶片等)、密碼、指紋辨識等機制。

會採用列印跟隨方案的企業,大致上有員工眾多、辦公室占地廣大以及員工有經常移動的需求等特質。而導入的主要考量不外乎為避免資料外洩、提高員工列印的便利性,以及統一管理設備和進行列印控管等。

以一名採用富士全錄Follow me printing方案的科學園區客戶而言,便是基於便利的考量,讓使用者列印後,可至不同廠區後再輸出資料;而採用HP SecureJet方案的金融客戶,則是基於安全顧慮,讓使用者到達印表機前才將文件輸出,藉此降低資料外洩的可能性。

日前甫導入UB優美列印影印漫遊方案的一名企業,便是基於以上所說的這些考量。此企業過去有100多臺的雷射印表機,包括各種廠牌、各種規格,讓IT人員要管理所有設備非常頭痛,而汰換和採購也不定期,因此造成採購人員的負擔,加上列印支出的費用無法控管,使得列印浪費更無法計算。

另一方面,有些列印資料非常機密,必須避免任何外洩的可能。在便利性上,此企業有1,700多名員工,但有一半以上為業務人員,而這些員工無固定的座位,因此常有出入不同樓層的需求。

為了改善這些現象,此企業因此決定將原本的列印設備全汰換成近50臺的多功能事務機,平均分散在5層樓中的辦公室(每一層樓的占地均十分廣大)。每一臺設備上搭配RFID感應讀卡機,用以辨識員工卡片上的RFID標籤,當員工要列印時,就透過RFID卡片辨識後在任何一臺多功能事務機輸出文件,若要影印,也必須先經過RFID認證,此外,系統能記錄每一張紙的列印/影印大小、數量,每月也會輸出報告,因此公司能得知每個使用者的列印情況。

UB優美北區OA技術營運處處長王國瀛進一步表示,此客戶還透過設定保留時間的方式,當使用者按下列印後,若30分鐘(可自行調整)內沒有輸出文件,列印伺服器便會自動將文件刪除。另外,當某一個員工在不同地方分別執行列印作業後,列印伺服器會將這些作業集中,讓使用者可以一次輸出。

Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示,行動辦公室的概念將帶動列印跟隨的使用,因此Lexmark也於近期引進Mobile Printing。

富士全錄則預計在明年推出新版的Follow me printing方案,並會強化與多功能事務設備的整合

臺灣富士全錄營業推進處解決方案支援中心經理賀俊強認為,以現有的列印跟隨方案而言,均無法真正發揮多功能事務設備本身的功能,未來更應該結合不同規格、品牌,並整合如掃描的功能,比如在某一臺設備上掃描後,也能透過辨識之後在另一臺設備輸出,此外,也將擴大應用規模。

他以日本7-11與日本富士全錄合作的例子說明,是讓使用者將欲列印的文件上傳至網路環境中的自有檔案存放區,而使用者只要至便利商店,在列印設備上的螢幕輸入密碼,再找到檔案後便可列印出來。他表示,這樣的應用,也可望在未來幾年內引進台灣市場。文⊙許雅婷
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