ithome 專訪--談公司產品列印管理系統

列印跟隨全文可參考http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=41051
以下是微程式與優美公司合作的成功案例相關報導
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http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=41051

「列印跟隨」結合安全與便利
文/許雅婷 (記者) 2006-12-15


使用者下達列印指令後，文件便會傳到列印伺服器上，然後使用者可至任何一臺列印設備，經過身分辨識後（如透過密碼、指紋辨識、員工卡等）將保留在伺服器上的文件輸出。


在資料安全漸受重視，以及行動辦公室風潮的驅動下，列印設備也走上「隨處印」，讓使用者不用在電腦上安裝數個列印驅動程式，而僅要按下列印後，就可在任何一臺設備輸出。

目前包括惠普（HP）、富士全錄（Fuji Xerox）都已能提供列印跟隨的方案，國內廠商UB優美也在去年推出，佳能（Canon）、利盟（Lexmark）則在今年著手開發和引進。

各家開發的列印跟隨方案雖不盡相同，但基本架構大致一樣。使用者不用設定某一特定的IP位址，當列印指令下達後，列印文件便會傳到列印伺服器上，然後使用者可至任何一臺列印設備，經過身分辨識後將保留在伺服器上的文件輸出。身份辨識的方式則有許多種，比如透過員工卡（內有RFID晶片等）、密碼、指紋辨識等機制。

會採用列印跟隨方案的企業，大致上有員工眾多、辦公室占地廣大以及員工有經常移動的需求等特質。而導入的主要考量不外乎為避免資料外洩、提高員工列印的便利性，以及統一管理設備和進行列印控管等。

以一名採用富士全錄Follow me printing方案的科學園區客戶而言，便是基於便利的考量，讓使用者列印後，可至不同廠區後再輸出資料；而採用HP SecureJet方案的金融客戶，則是基於安全顧慮，讓使用者到達印表機前才將文件輸出，藉此降低資料外洩的可能性。

日前甫導入UB優美列印／影印漫遊方案的一名企業，便是基於以上所說的這些考量。此企業過去有100多臺的雷射印表機，包括各種廠牌、各種規格，讓IT人員要管理所有設備非常頭痛，而汰換和採購也不定期，因此造成採購人員的負擔，加上列印支出的費用無法控管，使得列印浪費更無法計算。

另一方面，有些列印資料非常機密，必須避免任何外洩的可能。在便利性上，此企業有1,700多名員工，但有一半以上為業務人員，而這些員工無固定的座位，因此常有出入不同樓層的需求。

為了改善這些現象，此企業因此決定將原本的列印設備全汰換成近50臺的多功能事務機，平均分散在5層樓中的辦公室（每一層樓的占地均十分廣大）。每一臺設備上搭配RFID感應讀卡機，用以辨識員工卡片上的RFID標籤，當員工要列印時，就透過RFID卡片辨識後在任何一臺多功能事務機輸出文件，若要影印，也必須先經過RFID認證，此外，系統能記錄每一張紙的列印／影印大小、數量，每月也會輸出報告，因此公司能得知每個使用者的列印情況。

UB優美北區OA技術營運處處長王國瀛進一步表示，此客戶還透過設定保留時間的方式，當使用者按下列印後，若30分鐘（可自行調整）內沒有輸出文件，列印伺服器便會自動將文件刪除。另外，當某一個員工在不同地方分別執行列印作業後，列印伺服器會將這些作業集中，讓使用者可以一次輸出。

Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示，行動辦公室的概念將帶動列印跟隨的使用，因此Lexmark也於近期引進Mobile Printing。

富士全錄則預計在明年推出新版的Follow me printing方案，並會強化與多功能事務設備的整合。

臺灣富士全錄營業推進處解決方案支援中心經理賀俊強認為，以現有的列印跟隨方案而言，均無法真正發揮多功能事務設備本身的功能，未來更應該結合不同規格、品牌，並整合如掃描的功能，比如在某一臺設備上掃描後，也能透過辨識之後在另一臺設備輸出，此外，也將擴大應用規模。

他以日本7-11與日本富士全錄合作的例子說明，是讓使用者將欲列印的文件上傳至網路環境中的自有檔案存放區，而使用者只要至便利商店，在列印設備上的螢幕輸入密碼，再找到檔案後便可列印出來。他表示，這樣的應用，也可望在未來幾年內引進台灣市場。文⊙許雅婷